Tidak terasa sudah hampir 1 tahun koperasi karyawan Excellent berdiri. Ya organisasi koperasi yang tujuan utamanya adalah untuk membantu teman-teman yang bekerja di Excellent, tepatnya bantuan yang berbentuk simpan pinjam.
Pikiran untuk mendirikan koperasi ini awalnya muncul pada saat ada team yang mengalami kesulitan, kesulitannya apa tidak perlu saya expose disini ya, cukup team internal Excellent saja yang tahu 😀 .
Akhirnya koperasi pun didirikan di bulan Agustus 2019. Karena koperasi ini bertujuan untuk membantu karyawan, maka simpanan pokok yang disetor diawal pun tidak besar, hanya ratusan ribu saja, dan untuk simpanan waji yang disetor setiap bulan juga hanya 100.000 rupiah. Jumlah simpanan atau iuran yang disetor setiap bulan sengaja tidak banyak supaya karyawan benar-benar terbantu dan tidak merasa terbebani dengan adanya koperasi karyawan ini.
Saya sendiri mendapat kesempatan untuk menjadi pengurus koperasi, tepatnya sebagai bendahara 😀 . Sebenarnya awalnya agak ragu, karena saya sangat mumet apabila melihat angka-angka yang banyak, apalagi menghitung angkat tersebut. Pada saat saya sekolah saja, butuh waktu beberapa menit untuk mengerjakan soal matematika, yang jika dikerjakan oleh teman-teman saya hanya membutuhkan waktu paling lama 1 menit 😀 .
Tapi tidak apa-apa saya tetap menerima tugas tersebut, bisa menjadi kesempatan saya untuk belajar hal yang paling saya takuti pada saat ujian kan 😀 . Walaupun pada kenyataanya, saya selalu bertanya kepada pengurus lain yang lebih mengerti, padahal bendaharanya saya 😀 .
Selain itu, hal yang lain yang sangat sulit bagi saya untuk dilakukan adalah membuat laporan pemasukkan dan pengeluaran. Pengalaman saya pertama kali membuat laporan tersebut…..Wahhhh ribet sekali 😀 , bingung apa yang harus dimasukkan, apa yang tidak perlu dimasukkan ke dalam laporan, bagaimana cara validasi bahwa angka yang saya masukkan valid atau tidak….pokoknya mumet lah 😀 . Tetapi setelah beberapa bulan saya menjadi bendahara dan belajar bagaimana untuk membuat laporan keuangan dari orang yang lebih ahli, alhamdulillah sekarang sudah mengerti dan bisa, walaupun belum jago ya 😀 .
Sampai akhirnya, pekan ini team Excellent menyarankan untuk menggunakan aplikasi dalam pencatatan pengeluaran & pemasukkan koperasi. Aplikasi tersebut adalah App Koperasi RT (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ansoftlab.wianto.koperasi.rt&hl=en). Aplikasi ini adalah aplikasi yang bisa teman-teman download secara gratis dari Google Play Store yang ada di android. Setelah saya gunakan aplikasi ini selama beberapa hari, aplikasi ini cukup bagus & ok untuk ukuran organisasi koperasi yang beranggota 25-50 orang. Lalu jika anggotanya lebih dari 50 bagaimana? Sepertinya aplikasi ini kurang cocok untuk ukuran koperasi dengan anggota lebih dari 50 orang, karena untuk input harus 1 persatu.
Ya saya rasa aplikasi free dengan kemampuan seperti ini sudah cukup bagus ya, jadi jangan banyak menuntut ya kalo yang teman-teman gunakan itu gratis 😀 . Kalo mau bagus dan gratis, bikin sendiri terus pakai sendiri 😀 .
Penggunaan Aplikasi
Untuk penggunaan aplikasi ini sendiri cukup mudah. Disini saya akan tunjukkan sebagian kecil saja dari aplikasi ini. Berhubung aplikasinya berbahasa indonesia, jadi teman-teman nanti bisa belajar sendiri.
- Yang pertama, download aplikasinya di Google Play Store. Langsung ketik saja “App Koperasi RT“, pencet Masukkan nilai plikasinya lalu Install
- Open aplikasi koperasinya, tampilan aplikasinya seperti ini
- Open aplikasi koperasinya, tampilan aplikasinya seperti ini
- Yang kedua, menambahkan anggota koperasi
- Pencet logo orang berkumpul dibagian pojok kanan bawah
- Pencet logo + dibagian pojok kanan atas
- Masukkan nama anggota dan informasi opsional lainnya
- Yang ketiga, menambahkan simpanan atau iuran anggota bersangkutan
- Kembali ke menu utama
- Klik nama anggota bersangkutan
- Selanjutnya teman-teman bisa input simpanan wajib, simpanan pokok, simpanan sukarela dan pinjaman anggota yang bersangkutan, misalnya disini saya akan memasukkan simpanan wajib untuk bulan ini, berarti pencet Simpanan Wajib
- Pencet logo + dibagian pojok kanan atas
- Masukkan nilai simpanan atau iuran, dan sesuaikan tanggalnya
- Setelah itu akan terlihat simpanan wajib yang sudah disetor anggota bersangkutan beserta dengan jumlahnya
- Yang keempat, melihat laporan keungan koperasi
- Kembali ke menu utama
- Pencet 3 titik yang ada dibagian pojok kanan atas, pilih Laporan Bulanan atau Tahunan atau Total, misalnya Laporan Total
- Tampilan laporan
- Yang kelima, backup/export data
- Untuk backup data/export bisa dilakukan menggunakan Dropbox atau Google Drive
- Kembali ke menu utama
- Pencet 3 titik yang ada dibagian pojok kanan atas, pilih Backup Dropbox atau Backup GoogleDrive, misalnya Backup Dropbox
- Pencet Login dan masukkan akun dropbox teman-teman
- Pencet Allow
- Pencet logo awan dengan panah keatas pada bagian atas untuk melakukan backup data koperasi
- Yang keenam, restore/import data
- Untuk import ini prosesnya tidak jauh berbeda dengan export ya. Import ini dilakukan untuk import data koperasi ke android lain, dengan catatan aplikasi koperasi yang ada di android destination sudah login ke akun Dropbox atau Google Drive yang sama dengan android source
- Kembali ke menu utama
- Pencet 3 titik yang ada dibagian pojok kanan atas, pilih Backup Dropbox atau Backup GoogleDrive, misalnya Backup Dropbox
- Klik data koperasi mana yang akan di import ke android destination dengan cara pencet logo awan dengan panah kebawah, pencet OK
Kekurangan Aplikasi
- Hanya bisa digunakan di android, tidak ada versi desktop ataupun webnya
- Harus input data koperasi satu persatu secara manual. Saya membutuhkan waktu beberapa jam untuk memasukkan data koperasi dari laporan yang ada di Excel ke aplikasi
- Tidak online sync, data koperasi tersimpan di storage lokal android
- Tidak bisa import/export secara langsung, harus via Dropbox ataupun Google Drive
- Tidak bisa export laporan ke dalam bentuk spreadsheet, laporan hanya bisa dilihat dari aplikasi
Opsi Aplikasi Lain (Tidak Gratis)
Jika teman-teman menggunakan App Koperasi RT untuk ukuran koperasi yang masih 25-50 orang mungkin masih bisa membantu tapi jika anggota koperasi sudah mencapai ratusan bahkan ribuan sepertinya aplikasi yang sederhana ini kurang cocok dan akan menyusahkan anggota serta pengurusnya. Itulah mengapa saya memberi judul tulisan ini “Aplikasi Pencatatan Pengeluaran & Pemasukkan Koperasi” bukan “Aplikasi Koperasi”, ya karena memang aplikasi App Koperasi RT tadi hanya memiliki kemampuan untuk mencatat saja. Tapi saya tidak menarik kata-kata saya yang menyatakan bahwa App Koperasi RT ini bagus, aplikasi ini memang bagus dengan catatan digunakan untuk ukuran koperasi kecil yang anggotanya sedikit.
Nah tetapi teman-teman tidak perlu khawatir, karena ada aplikasi lain yang kemampuannya jauh lebih handal…tentu saja aplikasi yang saya maksud berbayar ya 😀 . Aplikasi tersebut adalah aplikasi Smartcoop. Smartcoop ini merupakan aplikasi pengelolaan koperasi yang berbasis web, jadi seharusnya lebih fleksibel karena bisa diakses dari segala macam device, dimanapun dan kapanpun.
Bahkan, aplikasi ini bisa digunakan untuk mengajukan pinjaman, sehingga nantinya bendahara tidak perlu ribet lagi input secara manual data pinjaman anggota, semuanya bisa dikelola sama aplikasi. Keren kan? Iya dong harus keren, kan berbayar 😀 . Nah, bagi teman-teman yang penasaran, bisa lihat langsung di websitenya (https://www.aplikasikoperasi.com/)